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Scritture contabili obbligatorie regimi contabili fiscali

Quali sono le scritture contabili obbligatorie ai fini civilistici e fiscali. Quali i regimi fiscali tra cui scegliere

Sull’imprenditore incombono una serie di obblighi volti a tutelare gli interessi dei soggetti terzi che intrattengono rapporti con l’impresa: finanziatori, fornitori, clienti, amministrazione finanziaria. Particolare importanza assumono le scritture contabili obbligatorie, attraverso le quali si porteranno a conoscenza i fatti di gestione dell’impresa.

Per i soggetti diversi da quelli obbligati alla tenuta delle scritture contabili secondo il regime ordinario, alla fine di ogni anno è importante valutare, con il proprio commercialista di fiducia, la convenienza economica di permanenza in un dato regime fiscale piuttosto che in un altro, ma anche la valutazione delle strategie aziendali di crescita da attuare nel successivo esercizio (ad. es. un mutamento della ragione giuridica) che potranno comportare modifiche ai tipi di scritture contabili da tenere.

In questo articolo si chiarirà quali sono le scritture contabili obbligatorie ai fini civilistici e fiscali, con particolare attenzione a queste ultime, nonché i tempi di conservazione . Si individueranno i principali vantaggi e svantaggi di ciascun regime contabile.

Indice
1 Scritture contabili obbligatorie ai fini civilistici
2 Scritture contabili obbligatorie ai fini fiscali
2.2.1 Scritture obbligatorie in contabilità ordinaria
Il libro giornale
Il libro degli inventari
Registri ai fini IVA
Scritture ausiliarie
Scritture di magazzino
Registro dei beni ammortizzabili
Libri sociali
 2.2.2 Scritture in contabilità semplificata o delle imprese minori
Requisiti e reddito
Scritture contabili
 2.2.3 Scritture regime forfetario
Requisiti di accesso al regime e reddito
Semplificazioni contabili
3 Bollatura scritture contabili
4 Tempi di conservazione ai fini fiscali e civilistici

 

Le scritture contabili obbligatorie si distinguono in base alla fonte impositiva, in scritture contabili obbligatorie ai fini civilistici del codice civile e scritture contabili obbligatorie ai fini fiscali, di accertamento e riscossione dei tributi.

1 Scritture contabili obbligatorie ai fini civilistici

Le disposizioni del codice civile su scritture e libri contabili (art. 2214) si rivolgono all’imprenditore che esercita attività commerciale esclusi i piccoli imprenditori, ovvero i coltivatori diretti del fondo, gli artigiani, i piccoli commercianti e coloro che svolgono attività professionale, organizzata con il lavoro proprio e dei componenti della famiglia.

Le scritture obbligatorie da tenere sono:

  1. il libro giornale;
  2. il libro inventari;
  3. tutte le altre scritture richieste dalla natura e dimensione dell’impresa.

Ulteriore obbligo è quello di conservare per ciascun affare in modo ordinato gli originali di lettere e fatture emesse e le copie delle lettere e fatture ricevute.

Tali scritture potranno essere formate e tenute anche con strumenti informatici che devono essere consultabili in ogni momento per la riproduzione o acquisizione di copie. Gli obblighi di numerazione e vidimazione avviene con l’apposizione della marcatura temporale e firma dell’imprenditore almeno una volta l’anno.

2 Scritture contabili obbligatorie ai fini fiscali

L’imposizione dei tributi avviene attraverso obblighi di diverso genere in capo al contribuente: tenuta delle scritture contabili, presentazione delle dichiarazioni, autoliquidazione e versamento delle imposte. Il sistema tributario in via di principio dovrà quindi attuarsi senza l’intervento dell’amministrazione finanziaria che interverrà solo quando il contribuente non ha assolto ai relativi obblighi.

Le norme fiscali sulla contabilità trovano applicazione anche tra quei soggetti esclusi dalla normativa civilistica, ovvero i piccoli imprenditori come ad es. i lavoratori autonomi. Gli obblighi variano a seconda del regime contabile a cui è soggetto l’imprenditore. I principali regimi contabili sono il regime ordinario, semplificato o delle imprese minori e il regime forfetario.

Regimi fiscali particolari si applicano alle imprese che operano in specifici settori: agriturismo, autotrasporto, distribuzione di carburanti, editoria, agricoltura, agenzie di viaggio.

Il contribuente deve comunicare all’Ufficio dell’Entrate, all’avvio dell’attività, ed ogni volta che interviene un cambiamento, entro il termine di 30 gg., il luogo di conservazione delle scritture contabili. La conservazione potrà tenersi presso la sede legale, amministrativa o presso terzi. Nell’ipotesi di accertamento il contribuente dovrà fornire un attestazione rilasciata dallo stesso soggetto depositario, solitamente il commercialista.

2.2.1 Scritture obbligatorie in contabilità ordinaria

Il regime di contabilità ordinario si applica alle società di capitali (S.p.A., S.a.p.a., S.r.l,), enti pubblici privati e trust che esercitano principalmente o in modo esclusivo attività commerciale, indipendentemente dal volume d’affari. In questo caso l’obbligo deriva quindi dalla natura giuridica del soggetto.  Agli imprenditori individuali e alle società di persone (S.n.c, S.a.s) con ricavi annui superiori a 400.000 euro se svolgono attività di servizi o superiori a 700.000 euro per gli atri tipi di attività. In questo caso l’obbligo discende dall’ammontare dei ricavi. Le società di persone e le ditte individuali se non superano i limiti dei ricavi prefissati possono comunque optare per il regime ordinario, attraverso la sua applicazione concreta ( c.d. comportamento concludente) e comunicando la scelta nella prima dichiarazione annuale. La scelta vincola il contribuente per un minimo di un anno, decorso il quale si rinnoverà se permane il comportamento.

Le scritture previste per il regime ordinario (art. 13 D.P.R. n. 600 /1973) sono:

  1. il libro giornale e il libro inventari;
  2. i registri ai fini IVA;
  3. le scritture ausiliarie (conti di mastro);
  4. scritture di magazzino;
  5. registro cespiti/beni ammortizzabili;
  6. libri sociali obbligatori.

Per semplificare la tenuta dei registri contabili la legge attribuisce la facoltà’ di non tenere i registri prescritti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto ed il registro dei beni ammortizzabili, purché le registrazioni vengano effettuate nel libro giornale e che su richiesta dell’Amministrazione finanziaria, siano forniti gli stessi dati che sarebbe stato necessario annotare nei registri.

Il regime ordinario offre senza dubbio maggiori informazioni sui fatti di gestione e sulla situazione economica, finanziaria e patrimoniale e quindi un minor ricorso all’accertamento presuntivo del reddito sulla base di studi di settore, parametri e indicatori di affidabilità. Al tempo stesso presenta degli svantaggi: numerosi adempimenti formali, necessità di conoscenze contabili, maggiori costi amministrativi per la tenuta della contabilità.

 

Il libro giornale

Il libro giornale registra tutte le operazioni attive e passive in ordine cronologico, ossia giorno per giorno, Per ciascuna operazione si annoterà data e descrizione dell’operazione, i conti di mastro movimentati e gli importi distinti per ciascun conto di mastro, entro il termine di 60 gg. facendo riferimento alla data di effettiva esecuzione e non di registrazione.

 

Il libro degli inventari

Il libro degli inventari (art. 15 D.P.R. n. 600/1973) dovrà indicare oltre agli elementi previsti dal c.c. (Art. 2217) e dalle leggi speciali, la consistenza dei beni raggruppati in categorie omogenee. E’ costituito dall’inventario iniziale, di costituzione dell’impresa, da una parte analitica sulla composizione qualitativa e quantitativa del patrimonio aziendale (vengono indicate e valutate attività passività patrimoniali indicando la consistenza dei beni raggruppati in categorie omogenee per natura e valore e il valore attribuito a ciascun gruppo); e da una parte e sintetica, contenente il bilancio d’esercizio (Stato Patrimoniale, Conto Economico e Nota integrativa).

Nella redazione dell’inventario i soggetti non obbligati alla redazione del bilancio (piccolo imprenditore), possono adottare qualsiasi metodo o schema, purché conformi alla disciplina contabile.

L’inventario dovrà essere analitico e quando non è possibile individuare gli elementi di ciascun gruppo occorrerà tenere a disposizione dell’amministrazione finanziaria le distinte usate per la compilazione.

Le categorie omogenee potrebbero essere ad esempio crediti e debiti; immobili, impianti, i macchinari e gli altri beni mobili; brevetti e diritti con indicazione delle caratteristiche e del costo, nonché i relativi contratti di acquisizione; l’avviamento e gli estremi dell’atto di acquisizione dell’azienda; le rimanenze di materie prime, sussidiarie, merci, semilavorati, prodotti finiti e in corso di lavorazione specificando anche il criterio di valutazione delle rimanenze; le partecipazioni possedute con indicazione dell’entità e valore; la composizione del capitale sociale, delle riserve e dei fondi.

In pratica, alla chiusura dell’esercizio, dopo aver ricercato e individuato, tutti i componenti patrimoniali attivi e passivi dell’impresa, questi vengono descritti, classificati e valutati. La consistenza fisica verrà misurata utilizzando le unità di misura già utilizzata negli scambi commerciali.

L’inventario va redatto entro tre mesi dal termine di  presentazione della dichiarazione dei redditi e sottoscritto dall’imprenditore o dal rappresentante legale della società (ad esempio, Amministratore Unico, Presidente del C.d.A, ecc.) ragion per cui in caso di verifica non è sufficiente la disponibilità su supporto informatico.

 

Registri ai fini IVA

I registri obbligatori ai fini IVA si distinguono in registri per la generalità delle attività:

  1. registro delle fatture emesse;
  2. registro delle fatture d’acquisto;
  3. registro dei corrispettivi;

e registri obbligatori in relazione all’esercizio di particolari attività, ad  es.il registro per mancato o irregolare funzionamento del registratore di cassa, registro degli omaggi; registro delle dichiarazioni d’intento, registro merci in c/deposito o lavorazione, registro per beni usati sottoposti al regime del margine etc.

I registri IVA di qualsiasi tipo essi siano possono essere composti da pagine rilegate o singole. Prima di essere utilizzati dovranno essere numerati progressivamente in ogni pagina. Salvo particolari casi previsti da leggi speciali non sono sottoposti a bollature.

I registri IVA non sono obbligatori per i contribuenti in contabilità ordinaria, (art. 12 DPR n. 435/2001  ”semplificazioni in materia di tenuta dei registri contabili”), che possono scegliere di effettuare le registrazioni nel libro giornale nei termini previsti dalla disciplina IVA per i relativi registri, a condizione che su richiesta dell’amministrazione finanziaria siano forniti gli stessi dati annotati sui registri.

 

Scritture ausiliarie

Nelle scritture ausiliarie vengono registrati gli elementi patrimoniali e reddituali in modo da poter distinguere i componenti positivi e negativi che contribuiscono alla produzione del reddito.

Particolare importanza è attribuita in tal senso al libro mastro, quale insieme delle schede contabili riferite a ciascun conto. Per queste scritture il legislatore non prevede alcuna formalità, infatti non è richiesta la numerazione o bollatura iniziale.

Scritture di magazzino

Le scritture di magazzino (art. 14, co. 1 lettera d DPR n. 600/1973) devono tenersi nel regime di contabilità ordinaria solo quando si superano determinati limiti sui ricavi e sul valore delle rimanenze per due esercizi consecutivi, ovvero 5.164.568,99 euro di ricavi e 1.032.913,80 euro di valore complessivo delle rimanenze finali. Al contrario se per due esercizi consecutivi non si superano i due limiti in automatico si decade dall’obbligo.

Nelle scritture di magazzino devono essere registrate le quantità delle merci che entrano ed escono dal magazzino. Si tratta di merci destinate alla vendita, semilavorati esclusi i prodotti in corso di lavorazione, prodotti finiti, materie prime e tutti gli altri beni destinati ad essere incorporati fisicamente, anche durante la lavorazione dei beni del committente, e gli imballaggi. Le rilevazioni potranno effettuarsi singolarmente o in riepilogo per periodi non superiori al mese.

Nelle scritture di magazzino possono essere escluse le registrazioni dei movimenti di beni o categorie di beni il cui valore è trascurabile, ovvero quelli il cui valore di costo non supera il 20% di quello sostenuto nel periodo di imposta precedente per gli stessi beni o categorie.

 

Registro dei beni ammortizzabili

Il registro dei beni ammortizzabili deve essere compilato entro il termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi indicando per i beni immobili e mobili iscritti nei pubblici registri, l’anno e il costo d’acquisto, rivalutazioni e svalutazioni di valore, il coefficiente d’ammortamento applicato, la quota d’ammortamento annuale, il fondo d’ammortamento alla fine del periodo d’imposta precedente e l’eliminazione dal processo produttivo. Per gli altri beni possono essere costruite categorie omogenee per anno di acquisizione e coefficiente d’ammortamento. La tenuta di tale registro non è prevista dalla normativa civilistica.

Ai fini della semplificazione contabile è data facoltà di effettuare le annotazioni, da effettuare nel registro dei beni ammortizzabili, nel libro degli inventari o libro giornale. Per le imprese minori le registrazioni potranno effettuarsi nel registro degli acquisti tenuto ai fini IVA.

 

Libri sociali

Le società di capitali sono obbligate  anche alla tenuta dei seguenti libri sociali:

  1. libro dei soci, (non più obbligatorio per le S.r.l.); che indica il numero delle azioni o quote, nome e cognome dei titolari, versamenti eseguiti, vincoli a cui sono sottoposte;
  2. libro delle obbligazioni che riporta l’ammontare delle obbligazioni emesse ed estinte, generalità dei soggetti titolari, trasferimenti e vincoli;
  3. libro delle adunanze e deliberazioni delle assemblee dei soci;
  4. libro delle adunanze e deliberazioni del consiglio di amministrazione;
  5. libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale o del comitato esecutivo;
  6. libro delle adunanze e delle deliberazioni degli obbligazionisti;
  7. ogni altro libro previsto da norme speciali.

I libri sociali vanno numerati progressivamente e bollati in ogni foglio.

Altre scritture obbligatorie vanno tenute in presenza di dipendenti e collaboratori coordinati e continuativi, il libro unico del lavoro che include il libro paga e matricola e il libro degli infortuni.

 

2.2.2 Scritture contabilità semplificata o imprese minori

Requisiti e reddito

Il regime di contabilità semplificata è il regime naturale per gli esercenti arti e professioni indipendentemente dal reddito conseguito e per le imprese minori, (imprenditori individuali e società di persone, imprese familiari, aziende coniugali) che conseguono in una anno ricavi non superiori a 400.000 euro per attività di prestazioni di servizi, non superiori a 700.000 euro per tutte le altre attività.

Quest’ultime sono sottoposte alla determinazione del reddito secondo il principio di cassa e non più di competenza, così come avviene da sempre per gli esercenti arti e professioni.

Il reddito sarà dato dalla differenza tra ricavi e proventi percepiti nel periodo d’imposta e le spese sostenute nello stesso periodo, a cui si aggiungono il valore dei beni destinati al consumo personale, i proventi degli immobili non strumentali, le plusvalenze e sopravvenienze, e si sottraggono le sopravvenienze passive, ammortamenti e accantonamenti. Il principio di cassa è impiegato anche per la determinazione dell’IRAP.

 

Scritture contabili

Le scritture contabili obbligatorie imprese minori sono:

  1. i registri IVA, con annotazione delle operazioni non rilevanti ai fini IVA ma rilevanti per i redditi da dichiarare;
  2. i registri dei ricavi incassati e delle spese sostenute.

Quest’ultimi potranno anche non tenersi integrando i registri IVA con le annotazioni delle date di incasso e pagamento.

Per potersi avvalere del principio di competenza l’unica soluzione è l’adesione al regime ordinario volontariamente per un minimo di tre anni.

I soggetti in contabilità semplificata possono non tenere il registro dei cespiti ammortizzabili, se le relative annotazioni sono effettuate nel registro IVA acquisti. Nei registri IVA verranno inoltre annotate separatamente le operazioni non soggette a registrazione ai fini IVA che originano componenti positivi e negativi, integrato con il valore delle rimanenze e le scritture di rettifica alla fine del periodo d’imposta per la determinazione del reddito di competenza.

Il regime è quindi caratterizzato da semplificazioni nelle registrazioni delle operazioni con una conseguente riduzione dei costi per la tenuta della contabilità oltre che da minori conoscenze contabili. Da un punto di vista informativo offre però, scarsi elementi per il controllo di gestione e difficoltà nella predisposizione dei bilanci. Le imprese minori vista la scarna disponibilità di scritture contabili sono soggette ad accertamento del reddito sulla base degli studi di settore, parametri e indicatori.

 

 

2.2.3 Scritture contabili regime forfetario

 

Requisiti di accesso al regime e reddito

Il nuovo regime contabile forfetario si applica alla persone fisiche con partita IVA autonoma. E’ il regime naturale per i soggetti che rispettano i relativi requisiti di accesso, pur avendo la possibilità di optare per il regime ordinario o semplificato.

Il soggetto deve aver conseguito ricavi o compensi non superiori a determinati limiti, diversificati per codice attività ATECO, variabili da un minimo di 30.000 euro a un massimo di 50.000 euro l’anno. Il lavoratore autonomo non deve aver sostenuto spese superiori a 5.000 euro lordi in un anno, per lavoro dipendente e parasubordinato. Il valore di costo dei beni strumentali a fine esercizio non deve superare i 20.000 euro. A partire dall’anno di imposta 2019 cambiano i requisiti d’accesso leggi l’articolo Regime forfettario 2019

Il regime fiscale agevolato è caratterizzato dall’applicazione di un aliquota d’imposta sostitutiva, del 15% o del 5% per le nuove attività, per i primi 5 anni in sostituzione delle imposte sui redditi, addizionali regionali comunali e IRAP. L’aliquota è applicata ad un reddito calcolato mediante coefficiente di redditività variabile per tipo di attività, che va da un minimo del 40% ad un massimo dell’ 86%.
Vedi tabella ministeriale.

Il reddito imponibile è determinato applicando il criterio di cassa, ricavi e compensi percepiti nell’anno. Uniche spese deducibili i contributi previdenziali obbligatori, compresi quelli corrisposti per conto dei collaboratori dell’impresa familiare fiscalmente a carico, o se non fiscalmente a carico, qualora il titolare non abbia esercitato il diritto di rivalsa sui collaboratori stessi.

 

Semplificazioni contabili

Altri vantaggi oltre alla aliquota ridotta, riguardano le semplificazioni contabili:

  • nessun obbligo di tenuta di libri contabili ai fini IVA e delle imposte sui redditi, di liquidazione e versamento dell’imposta,  nessuna registrazione dei documenti fiscali;
  • il contribuente non subisce ritenute;
  • non si applicano spesometro, studi di settore e parametri;
  • non si detrae e addebita per rivalsa l’IVA, di conseguenza non vi è nessun obbligo di comunicazione e dichiarazione IVA;

Il contribuente in regime forfettario è obbligato a numerare e conservare le fatture di acquisto e le bollette doganali,certificare i corrispettivi. Integrare le fatture per le operazioni di cui risultano debitori di imposta con l’indicazione dell’aliquota e della relativa imposta, da versare entro il giorno 16 del mese successivo a quello di effettuazione delle operazioni, senza diritto alla detrazione dell’imposta relativa.

Il regime cessa nell’anno successivo a quello in cui viene meno una delle condizioni di accesso, di cui si è detto in precedenza.

Nonostante l’imposta sostitutiva sia bassa non sempre è conveniente adottare il regime forfetario, infatti la base imponibile è calcolata a forfait senza considerare i costi sostenuti, la tassazione potrebbe diventare più gravosa quando i margini di guadagno sono esigui.

 

3 Bollatura scritture contabili

Non è più previsto l’obbligo di bollatura e vidimazione annuale del libro giornale, del libro inventari e dei registri obbligatori ai fini delle imposte dirette e dell’Iva, mentre continua a permanere la numerazione progressiva delle pagine prima dell’uso.

I libri sociali obbligatori previsti dal codice civile (art. 2421 c.c). continuano, invece ad essere sottoposti a bollatura, presso il registro delle Imprese o un notaio.

Sul libro giornale e libro inventari continua ad essere prevista la corresponsione dell’imposta di bollo in relazione al numero di pagine che si intendono usare. Per le società di capitali che versano annualmente la tassa di concessione governativa, di euro 309,87 elevata a 516,46 se al primo gennaio dell’anno di riferimento hanno un capitale superiore a 516.456.90 euro, l’imposta di bollo dovuta è di 16 euro ogni 100 pagine o frazioni di esse. Per le altre imprese, (società di persone, imprese individuali, società cooperative etc.) è dovuta un imposta di bollo di 32 euro per ogni 100 pagine o frazione di 100 pagine.

L’imposta di bollo va versata prima di utilizzare i libri contabili, mediante acquisto di marca da bollo da apporre alla fine del blocco di pagine o pagando l’imposta con modello F23 (codice tributo 458T). quando il pagamento avviene con tale modello gli estremi del versamento dovranno essere allegati nella prima o ultima pagina del registro.

Se i libri e i registri sono tenuti con modalità informatizzate l’imposta di bollo è dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse, dove per registrazione si intende ogni singolo accadimento contabile o operazione di gestione ( ad. es. acquisto materie prime, vendita merci) da versare con modello F24, (codice tributo 2501, imposta di bollo su libri registri e altri documenti). Link per compilazione F24.

 

 

4 Tempi di conservazione ai fini fiscali e civilistici

I libri contabili dovranno compilarsi avendo cura di non lasciare spazi in bianco,interlinee, o trasporti in margine, correzioni abrasioni che non consentano di leggere i dati cancellati.
Le scritture contabili obbligatorie vanno conservate ai fini fiscali fino a quando non siano scaduti i termini di accertamento (generalmente 5 anni) o definiti eventuali contenziosi anche oltre il limite fissato dal codice civile di 10 anni dalla data dell’ultima registrazione.

Nel caso di giudizio in corso il giudice potrà disporre la conservazione delle scritture più importanti per la soluzione della controversia. Negli stessi termini vanno conservati originali e copie di lettere, telegrammi, fatture ricevute. I dati contabili su supporti informatici andranno conservati fin quando non saranno stampati sui libri e registri.

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(C) RIPRODUZIONE RISERVATA Fiscobusiness

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