scritture contabili obbligatorie regimi contabili

Scritture contabili obbligatorie regimi contabili fiscali

Quali sono le scritture contabili obbligatorie ai fini civilistici e fiscali. Quali i regimi fiscali tra cui scegliere

Sull’imprenditore incombono una serie di obblighi volti a tutelare gli interessi dei soggetti terzi cioè di coloro che intrattengono rapporti con l’impresa: finanziatori, fornitori, clienti, amministrazione finanziaria. Tra questi obblighi particolare importanza assumono le scritture contabili obbligatorie, attraverso le quali si porteranno a conoscenza dei soggetti esterni i fatti di gestione dell’impresa.

Devi sapere anzitutto che le scritture contabili obbligatorie si distinguono in civilistiche e fiscali, ovvero le prime imposte dal codice civile mentre le seconde imposte da norme fiscali allo scopo di accertare e riscuotere i tributi.

In questo articolo ti dirò quali sono le scritture contabili obbligatorie ai fini civilistici e fiscali, con particolare attenzione a queste ultime, nonché i tempi di conservazione . Per ciascun regime contabile ti indicherò poi i principali vantaggi e svantaggi.

Indice
  1. Scritture contabili obbligatorie ai fini civilistici
  2. Scritture contabili obbligatorie ai fini fiscali
  3. Bollatura scritture contabili
  4. Tempi di conservazione ai fini fiscali e civilistici

1 Scritture contabili obbligatorie e libri obbligatori ai fini civilistici

Le disposizioni del codice civile su scritture e libri contabili (art. 2214) si rivolgono all’imprenditore che esercita attività commerciale ed escludono espressamente i piccoli imprenditori.

Sono qualificati come piccoli imprenditori:

  • i coltivatori diretti del fondo;
  • gli artigiani;
  • i piccoli commercianti;
  • coloro che svolgono attività professionale, organizzata con il lavoro proprio e dei componenti della famiglia.

Ne consegue che, gli imprenditori individuali o ditta individuale e le società semplici (di cui quest’ultime per espressa previsione normativa non possono esercitare attività commerciali) non sono obbligati alla tenuta dei libri contabili civilistici di seguito indicati.

Le scritture obbligatorie che deve tenere l’imprenditore (non piccolo) che esercita attività commerciale sono, dunque:

  1. il libro giornale;
  2. il libro inventari;
  3. tutte le altre scritture richieste dalla natura e dimensione dell’impresa.

Ulteriore obbligo è quello di conservare per ciascun affare in modo ordinato gli originali di lettere e fatture emesse e le copie delle lettere e fatture ricevute.

Tali scritture potranno essere formate e tenute anche con strumenti informatici che devono essere consultabili in ogni momento per la riproduzione o acquisizione di copie. Gli obblighi di numerazione e vidimazione avviene con l’apposizione della marcatura temporale e firma dell’imprenditore almeno una volta l’anno.

2 Scritture contabili obbligatorie ai fini fiscali

Lo scopo delle scritture contabili obbligatorie ai fini fiscali è di agevolare il calcolo dei tributi da versare allo Stato o agli altri Enti impositori. L’imposizione dei tributi avviene, infatti, attraverso obblighi di diverso genere in capo al contribuente: tenuta delle scritture contabili, presentazione delle dichiarazioni, autoliquidazione e versamento delle imposte. Il sistema tributario in via di principio dovrà quindi attuarsi senza l’intervento dell’amministrazione finanziaria che interverrà solo quando il contribuente non ha assolto ai relativi obblighi.

A questo punto ti chiederai a chi si applica l’obbligo di tenuta delle scritture contabili fiscali? Le norme fiscali sulla contabilità si applicano anche a quei soggetti esclusi dalla normativa civilistica, ovvero i piccoli imprenditori come ad es. una ditta individuale o un professionista.

Gli obblighi non sono uguali per tutti ma variano a seconda del regime contabile a cui è soggetto l’imprenditore. I principali regimi contabili sono il regime ordinario, semplificato o delle imprese minori e il regime forfetario.

Mentre i Regimi fiscali particolari si applicano alle imprese che operano in specifici settori: agriturismo, autotrasporto, distribuzione di carburanti, editoria, agricoltura, agenzie di viaggio.

I soggetti non obbligati al regime ordinario, alla fine di ogni anno devono valutare, con il proprio commercialista di fiducia, la convenienza economica di permanenza in un dato regime fiscale piuttosto che in un altro, ma anche la valutazione delle strategie aziendali di crescita da attuare nel successivo esercizio (ad es. un mutamento della ragione giuridica) che potranno comportare modifiche ai tipi di scritture contabili da tenere.

Scritture obbligatorie in contabilità ordinaria

Il regime di contabilità ordinario si applica alle società di capitali (S.p.A., S.a.p.a., S.r.l. ), enti pubblici privati e trust che esercitano principalmente o in modo esclusivo attività commerciale, indipendentemente dal volume d’affari. In questo caso l’obbligo deriva quindi dalla natura giuridica del soggetto.  Agli imprenditori individuali e alle società di persone (S.n.c, S.a.s) con ricavi annui superiori a 400.000 euro se svolgono attività di servizi o superiori a 700.000 euro per gli atri tipi di attività. In questo caso l’obbligo discende dall’ammontare dei ricavi. Le società di persone e le ditte individuali se non superano i limiti dei ricavi prefissati possono comunque optare per il regime ordinario, attraverso la sua applicazione concreta (c.d. comportamento concludente) e comunicando la scelta nella prima dichiarazione annuale. La scelta vincola il contribuente per un minimo di un anno, decorso il quale si rinnoverà se permane il comportamento.

Le scritture previste per il regime ordinario (art. 13 D.P.R. n. 600 /1973) sono:

  1. il libro giornale e il libro inventari;
  2. i registri ai fini IVA;
  3. le scritture ausiliarie (conti di mastro);
  4. scritture di magazzino;
  5. registro cespiti/beni ammortizzabili;
  6. libri sociali obbligatori.

Per semplificare la tenuta dei registri contabili la legge attribuisce la facoltà’ di non tenere i registri prescritti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto e il registro dei beni ammortizzabili, purché le registrazioni vengano effettuate nel libro giornale e che su richiesta dell’Amministrazione finanziaria, siano forniti gli stessi dati che sarebbe stato necessario annotare nei registri.

Il libro giornale

Le operazioni attive e passive effettuate dall’impresa sono annotate in ordine cronologico, giorno per giorno, nel libro giornale. Per ciascuna operazione si registrerà la data e la descrizione dell’operazione, i conti di mastro movimentati e gli importi distinti per ciascun conto di mastro, entro il termine di 60 gg. facendo riferimento alla data di effettiva esecuzione e non di registrazione.

Il libro degli inventari

Deve essere redatto all’inizio dell’esercizio e successivamente ogni anno, e deve contenere l’indicazione e la valutazione delle attività e delle passività dell’impresa e, quindi, il bilancio, il rendiconto economico e la nota integrativa con l’indicazione dell’utile conseguito o della perdita subita nel periodo.

Contenuto

Il libro degli inventari (art. 15 D.P.R. n. 600/1973) dovrà indicare oltre agli elementi previsti dal c.c. (Art. 2217) e dalle leggi speciali, la consistenza dei beni raggruppati in categorie omogenee. È costituito dall’inventario iniziale, di costituzione dell’impresa, da una parte analitica sulla composizione qualitativa e quantitativa del patrimonio aziendale (vengono indicate e valutate attività passività patrimoniali indicando la consistenza dei beni raggruppati in categorie omogenee per natura e valore e il valore attribuito a ciascun gruppo); e da una parte e sintetica, contenente il bilancio d’esercizio (Stato Patrimoniale, Conto Economico e Nota integrativa).

L’inventario dovrà essere analitico. Quando non è possibile individuare gli elementi di ciascun gruppo occorrerà tenere a disposizione dell’amministrazione finanziaria le distinte usate per la compilazione.

Le categorie omogenee potrebbero essere ad esempio crediti e debiti; immobili, impianti, i macchinari e gli altri beni mobili; brevetti e diritti con indicazione delle caratteristiche e del costo, nonché i relativi contratti di acquisizione; l’avviamento e gli estremi dell’atto di acquisizione dell’azienda; le rimanenze di materie prime, sussidiarie, merci, semilavorati, prodotti finiti e in corso di lavorazione specificando anche il criterio di valutazione delle rimanenze; le partecipazioni possedute con indicazione dell’entità e valore; la composizione del capitale sociale, delle riserve e dei fondi.

In pratica, alla chiusura dell’esercizio, dopo aver ricercato e individuato, tutti i componenti patrimoniali attivi e passivi dell’impresa, questi vengono descritti, classificati e valutati.

Schema

Nella redazione dell’inventario i soggetti non obbligati alla redazione del bilancio (piccolo imprenditore), possono adottare qualsiasi metodo o schema, purché conformi alla disciplina contabile.

Termine per la redazione

L’inventario va redatto entro tre mesi dal termine di  presentazione della dichiarazione dei redditi e sottoscritto dall’imprenditore o dal rappresentante legale della società (ad esempio, Amministratore Unico, Presidente del C.d.A, ecc.). Ragion per cui in caso di verifica non è sufficiente la disponibilità su supporto informatico.

Registri ai fini IVA

Per una corretto assolvimento degli obblighi in materia d’IVA, la normativa fiscale prevede la compilazione e conservazione dei registri ai fini IVA, ovvero:

  1. registro delle fatture emesse;
  2. registro delle fatture d’acquisto;
  3. registro dei corrispettivi;

e gli altri registri obbligatori in relazione all’esercizio di particolari attività. Ad  es. il registro per mancato o irregolare funzionamento del registratore di cassa, registro degli omaggi; registro delle dichiarazioni d’intento, registro merci in c/deposito o lavorazione, registro per beni usati sottoposti al regime del margine etc.

I registri IVA di qualsiasi tipo essi siano possono essere composti da pagine rilegate o singole. Prima di essere utilizzati dovranno essere numerati progressivamente in ogni pagina. Salvo particolari casi previsti da leggi speciali non sono sottoposti a bollature.

Per i contribuenti in contabilità ordinaria, (art. 12 DPR n. 435/2001  ”semplificazioni in materia di tenuta dei registri contabili”), i registri IVA non sono obbligatori. Essi possono, infatti scegliere di effettuare le registrazioni nel libro giornale nei termini previsti dalla disciplina IVA per i relativi registri. A condizione che, su richiesta dell’amministrazione finanziaria siano forniti gli stessi dati annotati sui registri.

Scritture ausiliarie

Nelle scritture ausiliarie vengono registrati gli elementi patrimoniali e reddituali in modo da poter distinguere i componenti positivi e negativi che contribuiscono alla produzione del reddito.

Particolare importanza è attribuita in tal senso al libro mastro, quale insieme delle schede contabili riferite a ciascun conto. Per queste scritture il legislatore non prevede alcuna formalità, infatti non è richiesta la numerazione o bollatura iniziale.

Scritture di magazzino

Nel regime di contabilità ordinaria le scritture di magazzino (art. 14, co. 1 lettera d DPR n. 600/1973) devono tenersi solo quando si superano determinati limiti sui ricavi e sul valore delle rimanenze per due esercizi consecutivi, ovvero 5.164.568,99 euro di ricavi e 1.032.913,80 euro di valore complessivo delle rimanenze finali. Al contrario se per due esercizi consecutivi non si superano i due limiti in automatico si decade dall’obbligo.

Le quantità delle merci che entrano ed escono dal magazzino devono essere registrate nelle scritture di magazzino. Si tratta di merci destinate alla vendita, semilavorati esclusi i prodotti in corso di lavorazione, prodotti finiti, materie prime e tutti gli altri beni destinati a essere incorporati fisicamente, anche durante la lavorazione dei beni del committente, e gli imballaggi. Le rilevazioni potranno effettuarsi singolarmente o in riepilogo per periodi non superiori al mese.

Nelle scritture di magazzino possono essere escluse le registrazioni dei movimenti di beni o categorie di beni il cui valore è trascurabile. Ovvero quelli il cui valore di costo non supera il 20% di quello sostenuto nel periodo d’imposta precedente per gli stessi beni o categorie.

Registro dei beni ammortizzabili

Il registro dei beni ammortizzabili deve essere compilato entro il termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi. Indicando per i beni immobili e mobili iscritti nei pubblici registri, l’anno e il costo d’acquisto, rivalutazioni e svalutazioni di valore, il coefficiente d’ammortamento applicato, la quota d’ammortamento annuale, il fondo d’ammortamento alla fine del periodo d’imposta precedente e l’eliminazione dal processo produttivo. Per gli altri beni possono essere costruite categorie omogenee per anno di acquisizione e coefficiente d’ammortamento. La tenuta di tale registro non è prevista dalla normativa civilistica.

Ai fini della semplificazione contabile è data facoltà di effettuare le annotazioni, da effettuare nel registro dei beni ammortizzabili, nel libro degli inventari o libro giornale. Per le imprese minori le registrazioni potranno effettuarsi nel registro degli acquisti tenuto ai fini IVA.

Libri sociali

Le società di capitali sono obbligate  anche alla tenuta dei seguenti libri sociali:

  1. il libro dei soci, (non più obbligatorio per le S.R.L. ); che indica il numero delle azioni o quote, nome e cognome dei titolari, versamenti eseguiti, vincoli a cui sono sottoposte;
  2. il libro delle obbligazioni che riporta l’ammontare delle obbligazioni emesse ed estinte, generalità dei soggetti titolari, trasferimenti e vincoli;
  3. il libro delle adunanze e deliberazioni delle assemblee dei soci;
  4. il libro delle adunanze e deliberazioni del consiglio di amministrazione;
  5. il libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale o del comitato esecutivo;
  6. il libro delle adunanze e delle deliberazioni degli obbligazionisti;
  7. ogni altro libro previsto da norme speciali.

I libri sociali vanno numerati progressivamente e bollati in ogni foglio.

Altre scritture obbligatorie vanno tenute in presenza di dipendenti e collaboratori coordinati e continuativi, il libro unico del lavoro che include il libro paga e matricola e il libro degli infortuni.

Vantaggi e svantaggi regime ordinario

Il regime ordinario offre senza dubbio maggiori informazioni sui fatti di gestione e sulla situazione economica, finanziaria e patrimoniale e quindi un minor ricorso all’accertamento presuntivo del reddito sulla base di studi di settore, parametri e indicatori di affidabilità. Al tempo stesso presenta degli svantaggi: numerosi adempimenti formali, necessità di conoscenze contabili, maggiori costi amministrativi per la tenuta della contabilità.

Scritture contabilità semplificata o imprese minori

Requisiti e reddito

Il regime di contabilità semplificata è il regime naturale per gli esercenti arti e professioni indipendentemente dal reddito conseguito e per le imprese minori (ditte individuali e società di persone, imprese familiari, aziende coniugali) che conseguono in un anno ricavi non superiori a 400.000 euro per attività di prestazioni di servizi e non superiori a 700.000 euro per tutte le altre attività.

Dal primo gennaio 2023 i limiti dei ricavi, per poter accedere e permanere nel regime di contabilità semplificata, sono stati innalzati a 500.000 euro per le imprese che hanno per oggetto prestazioni di servizi e a 800.000 euro per le altre attività.

Le imprese in regime semplificato determinano il reddito secondo il principio di cassa e non più di competenza, così come avviene da sempre per gli esercenti arti e professioni.

Il reddito sarà dato dalla differenza tra ricavi e proventi percepiti nel periodo d’imposta e le spese sostenute nello stesso periodo. A cui si aggiungono il valore dei beni destinati al consumo personale, i proventi degli immobili non strumentali, le plusvalenze e sopravvenienze, e si sottraggono le sopravvenienze passive, ammortamenti e accantonamenti. Il principio di cassa è impiegato anche per la determinazione dell’IRAP.

Per potersi avvalere del principio di competenza l’unica soluzione è l’adesione volontaria al regime ordinario per un minimo di tre anni.

Scritture contabili

Le scritture contabili obbligatorie delle imprese minori sono:

  1. i registri IVA, con annotazione delle operazioni non rilevanti ai fini IVA ma rilevanti per i redditi da dichiarare;
  2. i registri dei ricavi incassati e delle spese sostenute.

Da ricordare che i registri dei ricavi incassati e delle spese sostenute possono anche non tenersi, purché le date d’incasso e pagamento vengano indicate integrando i registri IVA delle fatture emesse e d’acquisto.

I soggetti in contabilità semplificata possono non tenere il registro dei cespiti ammortizzabili, se le relative annotazioni sono effettuate nel registro IVA acquisti. Nei registri IVA verranno inoltre annotate separatamente le operazioni non soggette a registrazione ai fini IVA che originano componenti positivi e negativi. E integrati con il valore delle rimanenze e le scritture di rettifica alla fine del periodo d’imposta per la determinazione del reddito di competenza.

Il regime è quindi caratterizzato da semplificazioni nelle registrazioni delle operazioni con una conseguente riduzione dei costi per la tenuta della contabilità, oltre che da minori conoscenze contabili. Da un punto di vista informativo offre però, scarsi elementi per il controllo di gestione e difficoltà nella predisposizione dei bilanci. Le imprese minori vista la scarna disponibilità di scritture contabili sono soggette ad accertamento del reddito sulla base degli studi di settore, parametri e indicatori.

Scritture contabili regime forfetario

Requisiti di accesso al regime e reddito

Il nuovo regime contabile forfetario si applica alle persone fisiche con partita IVA autonoma. È’ il regime naturale per i soggetti che rispettano i relativi requisiti di accesso, pur avendo la possibilità di optare per il regime ordinario o semplificato.

Per l’accesso al regime il soggetto deve aver conseguito ricavi o compensi non superiori a determinati limiti, diversificati per codice attività ATECO. Se vuoi sapere di più sul regime forfettario leggi l’articolo Nuovo regime forfettario requisiti richiesti per il 2023.

Il regime fiscale agevolato è caratterizzato dall’applicazione di un’imposta sostitutiva, del 15% o del 5% per le nuove attività per i primi 5 anni, in sostituzione delle imposte sui redditi, addizionali regionali comunali e IRAP. L’aliquota è applicata a un reddito calcolato mediante un coefficiente di redditività, variabile per tipo di attività, che va da un minimo del 40% a un massimo dell’ 86%.
Vedi tabella ministeriale.

Il reddito imponibile è determinato applicando il criterio di cassa cioè considerando i ricavi e compensi percepiti nell’anno. Uniche spese deducibili sono i contributi previdenziali obbligatori, compresi quelli corrisposti per conto dei collaboratori dell’impresa familiare fiscalmente a carico, o se non fiscalmente a carico, qualora il titolare non abbia esercitato il diritto di rivalsa sui collaboratori stessi.

Semplificazioni contabili

Altri vantaggi oltre alla aliquota ridotta, riguardano le semplificazioni contabili. Il contribuente forfettario:

  • non ha nessun obbligo di tenuta di libri contabili ai fini IVA e delle imposte sui redditi, di liquidazione e versamento dell’Iva,  nessuna registrazione dei documenti fiscali;
  • non subisce ritenute;
  • non detrae e addebita per rivalsa l’IVA, di conseguenza non vi è nessun obbligo di comunicazione e dichiarazione IVA;
  • non deve applicare le disposizioni relative all’obbligo di fatturazione elettronica.

Nel regime forfettario non si è obbligati a emettere la fattura elettronica tuttavia si può decidere di aderivi facoltativamente. Con un fatturato annuo costituito esclusivamente da fatture elettroniche il contribuente forfettario gode della riduzione del  termine di decadenza, per la notifica degli avvisi di accertamento, di un anno. Il termine di decadenza passa quindi da cinque anni a quattro anni.

Il contribuente in regime forfettario è obbligato a:

  1. numerare e conservare le fatture di acquisto e le bollette doganali;
  2. certificare i corrispettivi;
  3. integrare le fatture per le operazioni di cui risultano debitori d’imposta con l’indicazione dell’aliquota e della relativa imposta, da versare entro il giorno 16 del mese successivo a quello di effettuazione delle operazioni, senza diritto alla detrazione dell’imposta relativa;
  4. emettere fattura elettronica solo verso la Pubblica Amministrazione.

Nonostante l’imposta sostitutiva sia bassa non sempre è conveniente adottare il regime forfetario. Infatti la base imponibile è calcolata a forfait senza considerare i costi sostenuti, la tassazione potrebbe diventare più gravosa quando i margini di guadagno sono esigui.

3 Bollatura scritture contabili

Ai fini delle imposte dirette e dell’Iva non è più previsto l’obbligo di bollatura e vidimazione annuale del libro giornale, del libro inventari e dei registri obbligatori. Al contrario continua a permanere obbligo di numerazione progressiva delle pagine prima dell’uso.

E continuano a essere sottoposti a bollatura, presso il registro delle Imprese o un notaio i libri sociali obbligatori previsti dal codice civile (art. 2421 c.c).

Libri e registri cartacei

Sul libro giornale e libro inventari è prevista la corresponsione dell’imposta di bollo in relazione al numero di pagine che si intendono usare. Le società di capitali versano annualmente la tassa di concessione governativa, di euro 309,87 elevata a 516,46 se al primo gennaio dell’anno di riferimento hanno un capitale superiore a 516.456.90 euro, mentre l’imposta di bollo dovuta è di 16 euro ogni 100 pagine o frazioni di esse. Per le altre imprese, (società di persone, imprese individuali, società cooperative etc.) è dovuta invece un imposta di bollo di 32 euro per ogni 100 pagine o frazione di 100 pagine.

L’imposta di bollo va versata prima di utilizzare i libri contabili. Mediante acquisto di marca da bollo da apporre alla fine del blocco di pagine o pagando l’imposta con modello F23 (codice tributo 458T). Fermo restando che quando il pagamento avviene con tale modello gli estremi del versamento dovranno essere allegati nella prima o ultima pagina del registro.

Bollatura libri e registri informatizzati

Diversamente se i libri e i registri sono tenuti con modalità informatizzate l’imposta di bollo è dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse. Dove per registrazione si intende ogni singolo accadimento contabile od operazione di gestione (ad es. acquisto materie prime, vendita merci) da versare con modello F24, (codice tributo 2501, imposta di bollo su libri registri e altri documenti). Link per compilazione F24.

4 Tempi di conservazione ai fini fiscali e civilistici


Le scritture contabili obbligatorie ai fini fiscali vanno conservate fino a quando non siano scaduti i termini di accertamento (generalmente 5 anni) o definiti eventuali contenziosi. In quest’ultimo caso il tempo di conservazione può superare il limite fissato dal codice civile di 10 anni dalla data dell’ultima registrazione.

Nel caso di giudizio in corso il giudice potrà disporre la conservazione delle scritture più importanti per la soluzione della controversia. Negli stessi termini vanno conservati originali e copie di lettere, telegrammi, fatture ricevute. I dati contabili su supporti informatici andranno conservati fin quando non saranno stampati sui libri e registri.

I libri contabili dovranno compilarsi avendo cura di non lasciare spazi in bianco, interlinee, o trasporti in margine, correzioni abrasioni che non consentano di leggere i dati cancellati.

Altro aspetto importante è la comunicazione del luogo di conservazione delle scritture contabili fiscali. Infatti, il contribuente è obbligato a comunicare all’Ufficio dell’Entrate, all’avvio dell’attività e ogni volta che interviene un cambiamento, entro il termine di 30 gg., il luogo di conservazione delle scritture contabili. La conservazione potrà tenersi presso la sede legale, amministrativa o presso terzi. Nell’ipotesi di accertamento il contribuente dovrà fornire un attestazione rilasciata dallo stesso soggetto depositario, solitamente il commercialista.

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(C) RIPRODUZIONE RISERVATA Fiscobusiness


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